Presentación del teléfono
Tratar de encontrar la combinación perfecta entre su empresa y un servicio telefónico puede parecer una obviedad, pero en términos de lo que es mejor para su negocio siempre es bueno tener una segunda mirada y realmente asegurarse de que está obteniendo el mejor beneficio por su dinero. Por desgracia, los sistemas telefónicos que se han utilizado en el pasado dentro de las oficinas se está convirtiendo poco a poco en obsoletos. Esto se debe a que hay un montón de nuevos sistemas que pueden ser implementados con la nueva tecnología para hacer negocios mucho más fácil, sin las molestias de los sistemas más antiguos que han plagado las oficinas durante tanto tiempo.
En lugar de jugar a llamar por teléfono a un cliente importante, de recibir siempre un buzón de voz en lugar de una persona en directo y de no poder atender las llamadas telefónicas cuando se está fuera de la oficina, hay nuevos sistemas que pueden permitirle librarse de todo esto… bueno, en su mayor parte. Puede gestionar sus llamadas telefónicas de forma mucho más sencilla con un sistema nuevo, aunque la eliminación total de la etiqueta telefónica todavía está en proceso. Entonces, ¿qué sistema telefónico es el mejor para su empresa? Cuando se trata de coste y calidad, ¿qué sistema telefónico le conviene? He aquí algunos sistemas telefónicos a tener en cuenta.
Modalidades telefónicas
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En 1876, Alexander Graham Bell fue el primero en recibir una patente de los Estados Unidos por un dispositivo que producía una réplica claramente inteligible de la voz humana en un segundo aparato[2] Este instrumento fue desarrollado posteriormente por muchos otros, y se hizo rápidamente indispensable en los negocios, el gobierno y los hogares.
Los elementos esenciales de un teléfono son un micrófono (transmisor) por el que se habla y un auricular (receptor) que reproduce la voz en un lugar distante[3]. Además, la mayoría de los teléfonos contienen un timbre para anunciar una llamada telefónica entrante y un dial o teclado para introducir un número de teléfono al iniciar una llamada a otro teléfono. El receptor y el transmisor suelen estar incorporados en un auricular que se acerca al oído y a la boca durante la conversación. El dial puede estar situado en el auricular o en una unidad base a la que se conecta el auricular. El transmisor convierte las ondas sonoras en señales eléctricas que se envían a través de una red telefónica al teléfono receptor, que convierte las señales en sonido audible en el receptor o, a veces, en un altavoz. Los teléfonos son dispositivos dúplex, lo que significa que permiten la transmisión en ambas direcciones simultáneamente.
Teléfono tipo celular
Los sistemas telefónicos digitales multilínea para la oficina en casa, con diversas características, se han vuelto menos costosos para los negocios en casa. No todos los tipos de sistemas telefónicos son adecuados para un negocio en casa o un teletrabajador. Hay que tener en cuenta el coste y el número de llamadas previstas, así como si los sistemas basados en Internet ofrecen la fiabilidad que el usuario necesita.
Hay tres tipos de sistemas telefónicos: los sistemas de centralita privada (PBX), las unidades de sistema de teclas (KSU) y los teléfonos sin KSU. El primero cuenta con sistemas de conmutación programables dependientes del cableado para manejar múltiples líneas y extensiones y es más adecuado para una empresa más grande. Las unidades KSU con un control centralizado ofrecen características similares a las de la PBX a menor escala; pero, al igual que la PBX, deben ser instaladas especialmente. Para los sistemas telefónicos de las oficinas domésticas, una unidad sin KSU es probablemente la mejor opción.
Los autónomos y los propietarios de pequeñas empresas en casa normalmente sólo tienen tantos clientes como pueden manejar. Dependiendo del servicio local, una segunda línea telefónica puede resultar prohibitiva para los sistemas telefónicos de la oficina en casa, pero en Estados Unidos suele ser deducible de impuestos. El sistema sin KSU es barato y portátil, sin necesidad de instalar equipos especiales. Las unidades bien hechas suelen costar menos de 100 dólares (USD). Si se prefiere una segunda línea, la mayoría de las compañías telefónicas ofrecen servicios de llamada tripartita, llamada en espera y buzón de voz.
Diferentes tipos de líneas telefónicas
Los sistemas telefónicos para empresas permiten a los propietarios de las mismas y a sus empleados tener la capacidad de comunicarse dentro de la organización y gestionar las llamadas que se realizan a la empresa. Existen muchos sistemas telefónicos para empresas. Los principales tipos son la centralita privada (PBX), la unidad de sistema de llave (KSU), la unidad de sistema sin llave (KSU-less), la voz sobre el protocolo de Internet (VoIP) y los teléfonos móviles.
Los sistemas PBX suelen ser utilizados por grandes organizaciones, normalmente con 40 o más empleados. Los sistemas son populares entre las empresas más grandes porque los sistemas se pueden ampliar para permitir el crecimiento futuro del negocio y generalmente ofrecen la mayoría de las características disponibles en los sistemas de telefonía empresarial. Algunas de las características comunes a la mayoría de los sistemas PBX son tener un número de teléfono que los usuarios externos marcan para llegar a varias extensiones en toda la empresa, distribución automática e incluso de llamadas, respuesta automática de llamadas y saludos empresariales personalizados.
Una característica clave del sistema telefónico KSU es que los usuarios pueden controlar y dirigir manualmente las llamadas entrantes. Los sistemas KSU suelen ser menos costosos que los sistemas PBX y pueden manejar menos conexiones, lo que los convierte en una opción más popular para las empresas medianas. Están diseñados para empresas de entre 10 y 40 empleados. Los sistemas KSU pueden permitir la marcación entre oficinas, evitar que los usuarios descuelguen líneas que ya están en uso y ofrecer otras funciones telefónicas estándar.