Qué es el orden del día
El orden del día de una reunión es una lista de los puntos que los participantes esperan conseguir en una reunión. El orden del día debe distribuirse antes de la reunión, como mínimo con 24 horas de antelación, para que los participantes tengan la oportunidad de prepararse para la reunión. Preferiblemente, si es posible, el orden del día debe estar disponible varios días antes de la reunión. Cuanto más tiempo tengan sus colegas para prepararse para una reunión, más probable será que asistan preparados para participar eficazmente.
El primer paso para elaborar el orden del día es determinar si se necesita la ayuda de otros empleados para planificar la reunión. A continuación, decida qué espera conseguir con la celebración de la reunión y establezca objetivos factibles para la misma. Los objetivos que fije establecerán el marco para un plan de reunión eficaz. Asegúrese de que no ha planeado más de lo que es razonablemente alcanzable dentro del marco temporal de la reunión.
Como dijo Stephen Covey en “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, “Empieza con el fin en mente”. El propósito de tu reunión determinará el enfoque de la misma, el orden del día y los participantes.
Temas del orden del día de las reuniones
Para convocar una reunión que progrese, tómese tiempo de antemano para aclarar su propósito y planificar un orden del día. La planificación de un orden del día bien pensado, con tareas y procesos que impliquen a los miembros del grupo, ayudará a crear reuniones más eficaces y a obtener buenos resultados.
Cuando dirijas una reunión, es tu responsabilidad planificar el orden del día. Si le han pedido que facilite la reunión de otra persona, reúnase con los convocantes con antelación para planificarla. Si eres un miembro del grupo, juzga si es apropiado ofrecer ayuda para crear una agenda de antemano.
Sea quien sea el participante, el primer paso clave para diseñar una reunión eficaz es tener muy claro su propósito. Una vez que el propósito esté claro, comuníquelo a los participantes y planifique estrategias de reunión que apoyen la participación reflexiva de los asistentes.
Enviar un orden del día antes de la reunión permite a los participantes saber de qué se va a hablar y les da tiempo para pensar en lo que se va a discutir. Si eso no es posible, un orden del día creado sobre la marcha al comenzar la reunión sigue dando un enfoque importante a la misma.
¿Por qué es importante un orden del día para que las reuniones sean eficaces?
Mientras que en nuestra página sobre Reuniones eficaces se aborda el propósito de un orden del día y cómo establecerlo, en nuestra página El papel del secretario se explica que la fijación del orden del día es una tarea que suelen llevar a cabo conjuntamente el presidente y el secretario.
En algunos contextos formales, ciertos grupos o individuos pueden tener la facultad de pedir que se incluyan puntos en el orden del día. Habrá que tener en cuenta esta circunstancia, ya sea haciéndolo o negociando cuidadosamente otra oportunidad de debate si el orden del día ya está demasiado lleno.
Sin embargo, una breve nota explicativa de cada punto, que incluya lo que es probable que se discuta y lo que está fuera del alcance, ayudará a los asistentes a prepararse mejor y apoyará al presidente en el control de la reunión.
Sin embargo, incluso una reunión más breve puede beneficiarse de una o varias pausas programadas. Éstas ofrecen la oportunidad de debatir entre dos o más participantes fuera de la reunión principal, y también permiten retomar el rumbo de la reunión si uno o más puntos han tomado más tiempo del esperado.
Dedicar tiempo a preparar un orden del día será un tiempo bien empleado. Además, demostrará a los asistentes que valora su tiempo tanto como el suyo propio. El esfuerzo también se verá recompensado más adelante: cuando los asistentes sepan que sus reuniones funcionan bien y alcanzan sus objetivos, será más probable que asistan a ellas en el futuro.
Ejemplo de agenda
Para evitar que en una reunión los participantes no estén preparados, se desvíen o pierdan el tiempo del equipo, debe crear un orden del día eficaz que establezca expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes y durante la reunión. Solicite la opinión de los miembros de su equipo para asegurarse de que el orden del día refleja sus necesidades y los mantiene comprometidos. Si todo el equipo se reúne, los temas que se traten deben afectar a todos los presentes y requerir el esfuerzo de todo el equipo para resolverlos. Abordar temas que no afectan a todos los presentes en la reunión hace perder el valioso tiempo de cada uno. Otra táctica para crear un mejor orden del día de las reuniones consiste en enumerar los temas en forma de preguntas a las que hay que dar respuesta. En lugar de escribir “reasignación del espacio de oficinas”, prueba con “¿En qué condiciones deberíamos reasignar el espacio de oficinas?”. Haz saber a tu equipo si el objetivo de la discusión es compartir información, buscar opiniones sobre una decisión o tomar una decisión. E indique en el orden del día quién dirige cada debate para que pueda prepararse. Estos consejos, y otros cinco, ayudarán a tu equipo a mantenerse centrado en las reuniones.