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¿Qué es un cronograma en un proyecto?

marzo 23, 2022
¿Qué es un cronograma en un proyecto?

Objetivo del calendario del proyecto

En la gestión de proyectos, un cronograma es un listado de los hitos, actividades y resultados de un proyecto. Normalmente se definen las dependencias y los recursos de cada tarea, y luego se estiman las fechas de inicio y finalización a partir de la asignación de recursos, el presupuesto, la duración de la tarea y los eventos programados. El cronograma se utiliza habitualmente en la planificación de proyectos y en la gestión de la cartera de proyectos. Los elementos de un cronograma pueden estar estrechamente relacionados con los elementos terminales de la estructura de desglose del trabajo (EDT), la declaración de trabajo o una lista de requisitos de datos contractuales.

En muchos sectores, como el de la ingeniería y la construcción, el desarrollo y el mantenimiento del calendario del proyecto es responsabilidad de un programador a tiempo completo o de un equipo de programadores, dependiendo del tamaño y el alcance del proyecto. Las técnicas de programación están bien desarrolladas[1] pero se aplican de forma inconsistente en toda la industria. La Asociación para el Avance de la Ingeniería de Costes (AACE), el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI),[2] y el Gobierno de EE.UU., con fines de adquisición[3] y contabilidad[4], persiguen la normalización y la promoción de las mejores prácticas de programación.

Ejemplo de calendario del proyecto

Cuando un gestor de proyectos ha definido el alcance del proyecto (el trabajo que debe completarse), comprende los requisitos de calidad y los riesgos, y dispone de estimaciones de la duración de las actividades, el siguiente paso es elaborar un cronograma (que comienza en PM3).

La planificación temporal es un conjunto de técnicas utilizadas para desarrollar y presentar programas que muestren cuándo se realizará el trabajo. Los resultados de todas estas técnicas suelen presentarse en forma de actividades o barras en una línea de tiempo, conocida como diagrama de Gantt.

El enfoque del camino crítico hace hincapié en las actividades de un proyecto y en la comprensión del tiempo más corto para completar todas las actividades en un orden lógico. Se trata de una secuencia de actividades a través de una red de precedencias desde el principio hasta el final, la suma de cuyas duraciones determina la duración global.

Es el método para determinar el camino crítico. El análisis del camino crítico se realiza casi exclusivamente mediante un software de programación de escritorio, aunque es una habilidad clave para los profesionales del proyecto entender cómo se hace para poder verificar que el calendario del proyecto se construye sobre una lógica completa y defendible.

Niveles de programación del proyecto

Un cronograma de proyecto es una agenda de proyecto muy detallada que tiene en cuenta qué tareas deben cubrirse y en qué plazos. Los gestores de proyectos utilizan los calendarios de proyectos tanto al planificarlos como al ejecutarlos: una programación detallada le ayuda a tener el control de los resultados en todo momento a lo largo del progreso del proyecto. En realidad, el proceso de creación de un calendario de proyecto no es tan desalentador como parece, especialmente si tiene a su disposición una herramienta de programación de proyectos probada para automatizar algunas partes del trabajo. Sin embargo, antes de empezar a crear un calendario de proyecto, hay algunos aspectos esenciales que todos los gestores de proyectos deben conocer. Vamos a profundizar en ellos.

Aunque cada fuente puede dar una definición ligeramente diferente de un calendario de proyecto, en su esencia, éste es un calendario bien estructurado que los gestores de proyectos crean para organizar todas las tareas del proyecto. Los calendarios de los proyectos suelen trabajar en conjunto con la estructura de desglose del trabajo, o EDT, que tiene como objetivo descomponer el proyecto en pequeños hitos alcanzables. Gestionar un proyecto sin un calendario de proyecto es una tarea parecida a la de construir un edificio cuando lo único que se tiene es una foto de la casa de sus sueños y un martillo de madera. La pregunta más lógica suele ser: «¿Por dónde empezar?»

Pasos del cronograma del proyecto

La programación de proyectos es una habilidad importante para cualquier gestor de proyectos, incluso si cree que se trata de un proyecto realmente sencillo. Hemos elaborado esta guía esencial para mejorar sus conocimientos, potenciar sus capacidades y ayudarle a crear calendarios brillantes para sus proyectos.

Un cronograma de proyecto es un calendario que muestra la fecha de inicio y finalización de todas las tareas del proyecto, cómo se relacionan las tareas entre sí y, por lo general, qué miembros del equipo u otros recursos son responsables de la entrega.

Es un documento dinámico que se crea durante la fase inicial de planificación. El calendario del proyecto aprobado sirve de referencia para trabajar, pero se mantiene y actualiza a lo largo del proyecto a medida que las cosas cambian.

«En su forma más sencilla, un calendario de proyecto es una lista de las tareas del proyecto y de la duración de cada una de ellas. Normalmente, también incluye los recursos necesarios para completar la tarea, lo que permite calcular el coste de los recursos de la misma. Es una herramienta fundamental de planificación, control y comunicación».

El cronograma del proyecto guía al equipo del proyecto en su ejecución. Comunica el progreso al equipo, a la dirección y a otras partes interesadas. Si se hace bien, hace que todo el proyecto funcione mejor y ayuda a terminar a tiempo y dentro del presupuesto. Los datos sugieren que sólo el 30% de las organizaciones tienen probabilidades de entregar proyectos a tiempo, pero una programación más eficaz ayudará.

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