Cómo programar el tiempo
Los propietarios y gerentes de empresas se ven a menudo abrumados por la cantidad de trabajo que reclama su atención: tareas emergentes, llamadas inesperadas, reuniones, proyectos, empleados, etc. Es difícil programar tiempo para el trabajo productivo e importante si dejamos que las tareas aleatorias ocupen nuestro día.
Para sacar tiempo para el trabajo que es realmente significativo y crucial, necesita hacer un horario bien pensado y adoptar estrategias de programación que funcionen para usted. En este post, te damos algunas sugerencias para empezar. Pruébalas y compártelas con tu personal.
Puedes incorporar esos bloques de tiempo a tu rutina para no tener que preguntarte qué hacer a continuación. Por ejemplo, empieza tu tiempo de trabajo profundo después de una taza de café. Así, el café te indica que es tu hora de trabajo.
El bloqueo de tiempo es una estrategia de programación en la que asignas bloques de tu tiempo para fines específicos. Por ejemplo, creas un bloque de tiempo de 8 a 11 de la mañana para el trabajo profundo, lo que significa que sólo te centrarás en el trabajo profundo durante ese bloque de tiempo.
El bloqueo de tiempo puede ser una forma eficaz de controlar tu tiempo. Puedes dividir los bloques de tiempo para el trabajo profundo, el trabajo superficial y los descansos. Así creas una estructura clara para tu día, te aseguras de que dedicas tiempo al trabajo importante y es menos probable que pierdas el tiempo en trabajo pesado y tareas sin importancia.
Significado del programa diario
Un voluntario ajusta el tablero de horarios en Wikimania 2007. El tablero indica las horas y los lugares en los que tendrán lugar los eventos, ayudando así a los participantes a decidir a qué eventos pueden asistir.
Un programa o un calendario, como herramienta básica de gestión del tiempo, consiste en una lista de horas en las que están previstas posibles tareas, eventos o acciones, o en una secuencia de eventos en el orden cronológico en el que están previstos. El proceso de creación de un programa -decidir cómo ordenar estas tareas y cómo asignar recursos entre la variedad de tareas posibles- se denomina programación,[1][2] y la persona responsable de realizar un programa concreto puede llamarse programador. La elaboración y el seguimiento de horarios es una actividad humana muy antigua[3].
Los horarios son necesarios, o al menos útiles, en situaciones en las que los individuos necesitan saber a qué hora deben estar en un lugar concreto para recibir un servicio específico, y en las que las personas necesitan cumplir una serie de objetivos en un periodo de tiempo determinado.
Programe su día
“Nunca hay tiempo suficiente para hacerlo todo”. ¿Le resulta familiar? No puedes crear más horas en el día porque todo el mundo está atrapado en las 24 horas habituales. Pero puedes sacar más provecho de cada hora haciendo que tu tiempo cuente.
Eso tampoco significa trabajar 18 horas al día. El truco es planificar con antelación. Siéntate la noche anterior y planifica tus actividades del día siguiente. Eso te permitirá identificar exactamente cuáles son tus prioridades en cada momento. Se sorprenderá de lo mucho que puede hacer si siempre sabe lo que debe hacer ahora y lo que puede esperar hasta un poco más tarde.
Establecer prioridades es una parte fundamental de la gestión del tiempo. Cuando intentas planificar tu día por primera vez, puede que te cueste decidir qué elementos de tu lista de tareas son los más importantes. A veces parece que todo es crucial. Pero con la práctica, le resultará más fácil determinar qué elementos son realmente críticos, cuáles son simplemente importantes y cuáles son opcionales para completar ese día o pueden posponerse para otro día.
Cómo gestionar el tiempo de forma eficaz
Como profesionales en activo, nos enfrentamos a diario a múltiples proyectos, grandes y pequeños. Sin embargo, muchos de ellos quedan inconclusos porque no hemos planificado una serie de imprevistos. Y lo que es peor, la falta de técnicas de programación de proyectos puede afectar también a nuestra vida personal, con compromisos incumplidos y tareas pendientes que tensan las relaciones y afectan a la productividad.
La compresión de horarios ofrece dos técnicas importantes para programar el tiempo de manera que los proyectos se ejecuten según lo previsto. Entender estas técnicas y su aplicación en la compresión de horarios puede ser muy útil, tanto en el ámbito profesional como en el personal.
La compresión de calendarios se refiere a las técnicas utilizadas cuando un gestor de proyectos quiere acortar la duración del proyecto sin cambiar el alcance del mismo. Puede utilizarse cuando un proyecto se retrasa y necesita ponerse al día o para terminar el proyecto antes de lo previsto.
La aceleración es una técnica en la que las actividades que se habrían realizado secuencialmente según el calendario original se realizan en paralelo. En otras palabras, el seguimiento rápido de un proyecto significa que las actividades se realizan simultáneamente en lugar de esperar a que cada pieza se complete por separado. Pero el fast tracking sólo puede aplicarse si las actividades en cuestión pueden solaparse realmente.