Tablas y campos
Las tablas son la base de una base de datos de Access. Access almacena los datos en tablas. Esta lección le enseña a crear una tabla, a añadir campos a una tabla, a asignar tipos de datos a los campos y a establecer las propiedades de los campos.
Una tabla es un conjunto de columnas y filas. Cada columna se llama campo. Dentro de una tabla, cada campo debe tener un nombre y no puede haber dos campos con el mismo nombre. Cada valor de un campo representa una única categoría de datos. Por ejemplo, una tabla puede tener tres campos: Apellido, Nombre y Número de teléfono. La tabla consta de tres columnas: una para el apellido, otra para el nombre y otra para el número de teléfono. En cada fila de la tabla, el campo Apellido contiene el apellido, el campo Nombre contiene el nombre y el campo Número de teléfono contiene el número de teléfono. Cada fila de una tabla se denomina registro.
Todos los datos de una tabla deben referirse al mismo tema. Por ejemplo, todos los datos de la tabla Empleados deben referirse a los empleados, todos los datos de la tabla Estudiantes deben referirse a los estudiantes y todos los datos de la tabla Cursos deben referirse a los cursos.
Campos en el acceso
En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos redundantes. Por ejemplo, si está diseñando una base de datos que va a registrar información sobre libros, puede tener una tabla llamada “Títulos” que almacena información sobre cada libro, como el título del libro, la fecha de publicación y la editorial. También hay información que puede querer almacenar sobre el editor, como el número de teléfono, la dirección y el código postal. Si se almacena toda esta información en la tabla “Títulos”, el número de teléfono del editor se duplicaría para cada título que el editor imprima.
Una mejor solución es almacenar la información del editor una sola vez, en una tabla separada que llamaremos “Editores”. A continuación, se pondría un puntero en la tabla “Títulos” que hiciera referencia a una entrada de la tabla “Editores”.
Para asegurarse de que los datos permanecen sincronizados, puede aplicar la integridad referencial entre las tablas. Las relaciones de integridad referencial ayudan a garantizar que la información de una tabla coincida con la de otra. Por ejemplo, cada título de la tabla “Títulos” debe estar asociado a un editor específico de la tabla “Editores”. No se puede añadir a la base de datos un título para una editorial que no existe en la base de datos.
Trabajar con tablas en ms access
Diseñar una base de datos eficaz y flexible requiere planificación. Hay varias partes que necesitan trabajar juntas para producir los resultados que usted necesita. Los objetos más importantes de una base de datos son las tablas porque almacenan los datos. Es fundamental planificar cómo se almacenarán y estructurarán los datos en las tablas.
Cuando planifique su base de datos, piense en lo que tiene que introducir en lugar de centrarse en la salida, como los informes. La estructura de los datos -cómo se establecen las tablas y las relaciones- es como los cimientos de un edificio. Tiene que estar bien organizada y construida de forma sólida para que lo que se construya encima sea estable y flexible.
Cualquier construcción de una base de datos debe comenzar con la estructuración de los datos, pero hay que estar preparado para hacer cambios a medida que se desarrolla la base de datos. A medida que vayas comprendiendo mejor la forma y el aspecto de la base de datos, querrás traducir ese mayor conocimiento en la mejora de la estructura de los datos.
Las tablas se componen de campos. Cada campo tiene un nombre, un tipo de datos, un tamaño y otras propiedades. Una propiedad es un descriptor, al igual que el aspecto físico de una persona puede describirse mediante características como el sexo, la altura, el peso, el color de los ojos y el color del pelo.
Tipos de datos de acceso
En una base de datos relacional (Access), los datos de una tabla están relacionados con los datos de otras tablas. En general, las tablas pueden estar relacionadas de una de las tres maneras siguientes: uno a uno, uno a muchos o muchos a muchos. La relación se utiliza para cruzar información entre tablas.
En una relación uno a uno, cada registro de la tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la tabla B, y cada registro de la tabla B sólo puede tener un registro coincidente en la tabla A. Este tipo de relación no es común, porque la mayor parte de la información relacionada de esta manera estaría en una tabla. Se puede utilizar una relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
La relación uno a muchos es el tipo de relación más común. En una relación de uno a muchos, un registro de la tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la tabla B, pero un registro de la tabla B sólo tiene un registro coincidente en la tabla A.
Para definir una relación, añada las tablas que desea relacionar a la ventana de Relaciones y, a continuación, arrastre el campo clave de una tabla y suéltelo en el campo clave de la otra tabla.