Orden del día de la reunión
En lugar de una aplicación o un gadget que pretenda poner en marcha tu productividad, considera la posibilidad de invertir en una buena agenda de papel. Hay muchos estudios que demuestran que escribir la lista de tareas y la agenda del día -en lugar de escribirla en un ordenador portátil o un iPhone- hace que te sientas más comprometido con la tarea que tienes entre manos. Y una vez que se ha completado el año, una agenda física se convierte en un artefacto -una cápsula del tiempo, si se quiere- de los acontecimientos de ese año natural. Hojear las queridas agendas Techo de Hobonichi que he utilizado a lo largo de los años me produce casi el mismo placer que escribir en ellas.
Y aunque he sido una devota de Hobonichi Techo durante la mayor parte de mi vida adulta, he cubierto el ritmo de la papelería del Estratega durante el tiempo suficiente para saber que encontrar la agenda adecuada en el vasto y muy particular mundo de los artículos de papel puede ser abrumador. (Al fin y al cabo, he actualizado esta lista fielmente cada mes de enero y se me encomendó la tarea de seleccionar los 100 mejores cuadernos para nuestra historia de pruebas masivas de cuadernos).
Ejemplo de agenda
Un orden del día es una lista de las actividades de la reunión en el orden en que se van a llevar a cabo, empezando por la llamada al orden y terminando con la clausura. Suele incluir uno o varios puntos específicos sobre los que se debe actuar. Puede incluir, aunque no es obligatorio, tiempos específicos para una o más actividades. El orden del día también puede denominarse lista de asuntos pendientes, programa o calendario. También puede contener una lista del orden de los asuntos.
Agenda es una abreviatura de agenda sunt o agendum est, formas gerundiales en plural y singular respectivamente del verbo latino ago, agere, egi, actum “conducir, poner en movimiento”, por ejemplo de ganado.[1] El significado es “(aquellas cosas/lo que) debe ser conducido”. Lo que ahora se conoce en inglés como agenda es una lista de puntos individuales sobre los que se debe “actuar” o procesar, normalmente aquellos asuntos que deben ser discutidos en una reunión de negocios. Aunque la palabra latina está en plural, como palabra prestada en inglés, la palabra es singular y tiene un plural de “agendas”[2].
Una buena agenda debe incluir
Las reuniones son absolutamente necesarias para que hagamos nuestro trabajo, pero muchos organizadores son reacios a crear órdenes del día para las reuniones porque creen que lleva demasiado trabajo. Sin embargo, por muy inteligentes que sean los invitados a la reunión, todos somos incapaces de aportar soluciones a problemas en los que no hemos tenido tiempo de pensar. Al igual que un piloto de avión necesita un plan previo al vuelo para comprender qué distancia, peso, estado del combustible y otros detalles críticos son necesarios durante el vuelo, lo mismo ocurre con su invitado para que pueda prepararse para la reunión y tener confianza en lo que tiene que hacer y en cómo puede contribuir durante la misma.
Las buenas plantillas de agenda están compuestas por una mezcla lógica y metódica de preguntas que usted mismo puede formular para asegurarse de que está preparando a los invitados a la reunión con la información adecuada para preparar y guiar el debate. Tenga en cuenta que si usted no puede responder a estas preguntas, ellos tampoco podrán, por lo que esta es una de las razones por las que es tan importante tener una agenda compartida antes de una reunión.
El pilar de un orden del día es el propósito, el objetivo o el resultado deseado de la reunión. No importa cómo quieras llamarlo, es el motivo de la reunión. Un propósito cuidadosamente elaborado es fundamental para que los invitados sepan en qué se les pide que participen, para que entiendan si es un buen uso de su tiempo y cómo pueden contribuir. El objetivo o propósito debe ir más allá del título de la reunión para articular claramente cuál es el resultado deseado de la misma.
Puntos del orden del día
No se requiere un calendario conectado para ver, editar o crear páginas de programación en la herramienta de reuniones, pero sí para reservar reuniones. Si un calendario no está conectado, la página de programación estará en modo offline, por lo que las reuniones se pueden solicitar pero no se añadirán automáticamente al calendario.
Con esta sincronización del calendario, las reuniones creadas directamente en un registro de contacto en el CRM enviarán invitaciones reales de eventos de calendario al contacto. Sin su calendario conectado, se creará un compromiso de reunión en el registro sin que se envíe ninguna invitación de evento de calendario.
Si pierdes el acceso a uno de tus calendarios, los contactos no podrán reservar reuniones contigo, aunque tengas otros calendarios integrados. Recibirás un correo electrónico en el que se te notificará que alguien está intentando reservar una reunión contigo. Entonces podrás pedir al propietario del calendario que te vuelva a dar acceso o eliminar el calendario inactivo de tu configuración.